PROFIL PPID UTAMA PROVINSI NTB

APAKAH PPID ITU?

PENJELASAN MENGENAI APA ITU PPID & PPID PEMBANTU

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

PPID adalah kepanjangan dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dimana PPID berfungsi sebagai pengelola dan penyampai dokumen yang dimiliki oleh badan publik sesuai dengan amanat UU 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dengan keberadaan PPID maka masyarakat yang akan menyampaikan permohonan informasi lebih mudah dan tidak berbelit karena dilayani lewat satu pintu.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu (PPID Pembantu) adalah pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi sebagai PPID pada Satuan Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah.

1. Pengklasifikasian informasi yang terdiri dari :
– Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
– Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
– Informasi yang wajib tersedia setiap saat;
– Informasi yang dikecualikan.
2. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannnya;
3. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi yang ada dilingkungannya kepada publik;
4. Melakukan verifikasi bahan informasi publik yang ada di lingkungannya;
5. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannya;
6. Menyediakana informasi dan dokumentasi yang ada di lingkungannya untuk akses oleh masyarakat;
7. Melakukan inventerisasi informasi yang dikecualikan untuk disampaikan kepada PPID Utama;
8. Memberikan laporan tentang pengelolaan informasi yang ada di lingkungannya kepada PPID Utama secara berkala

Informasi dan Informasi Publik

Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik atau non elektronik.

Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/ atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

Badan Publik

Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/ atau APBD, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/ atau APBD, sumbangan masyarakat, dan/ atau luar negeri.

Dokumen dan Dokumentasi

Dokumen adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh badan publik dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lainnya maupun terekam dalam bentuk apapun, yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.

Dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan data, catatan dan/ atau keterangan yang dibuat dan/ atau diterima oleh badan publik.

Kewajiban badan Publik

Pasal 7 UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

1. Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan;
2. Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan;
3. Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 2, Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah;
4. Badan Publik wajib membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik;
5. Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada angka 4, antara lain memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keamanan Negara;
6. Dalam rangka memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 1 sampai dengan angka 4, Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan nonelektronik

Pasal 4 PERKI No. 1 Th. 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik

1. Menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan Informasi Publik;
2. Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien;
3. Menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya;
4. Menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
5. Menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik, termasuk papan pengumuman dan meja informasi di setiap kantor Badan Publik, serta situs resmi bagi Badan Publik Negara;
6. Menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik;
7. Menetapkan dan memutakhirkan secara berkala Daftar Informasi Publik atas seluruh Informasi Publik yang dikelola;
8. Menyediakan dan memberikan Informasi Publik;
9. Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan;
10. Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan Informasi Publik sesuai dengan Peraturan ini serta menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi, dan;
11. Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan Informasi Publik pada instansinya.

Jenis Informasi Publik

1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala adalah informasi yang telah dikuasai dan didokumentasikan oleh Badan Publik untuk diumumkan secara teratur dan rutin tanpa ada permintaan;
2. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, adalah informasi yang apabila tidak disampaikan dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum yang berhubungan dengan tupoksi Badan Publik tanpa ada permintaan;
3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat, adalah informasi yang telah dikuasasi dan didokumentasikan oleh Badan Publik serta telah dinyatakan terbuka sebagai informasi yang dapat diakses oleh pengguna informasi bilamana ada permintaan;
4. Informasi yang dikecualikan, adalah informasi yang dikuasai dan didokumentasikan oleh Badan Publik yang tidak dapat diakses oleh pemohon informasi berdasarkan alasan-alasan pengecualian.

Sesuai dengan Peraturan Gubernur Nomor 35 tahun 2012 dan Surat Keputusan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 550-559 Tahun 2016 dan perubahannya , tentang Pejabat Pengelola Informasi  dan Dokumentasi Provinsi Nusa Tenggara Barat Masa Bhakti 2016-2020, Tugas pokok PPID Provinsi NTB adalah sebagai berikut:

1. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID SKPD;
2. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberikan pelayanan informasi kepada publik;
3. Melakukan verifikasi informasi publik;
4. Melakukan uji konsekuensi atas informasi yang di kecualikan;
5. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi ; dan
6. Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk di akses oleh masyarakat.

   Fungsi PPID Provinsi NTB yaitu:

1. Penghimpunan informasi publik dari seluruh SKPD lingkup pemerintah provinsi;
2. Penataan dan penyimpanan informasi publik yang di peroleh dari seluruh SKPD lingkup pemerintah provinsi;
3. Pelaksanaan konsultasi informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang terbuka untuk publik;
4. Memfasilitasi penyelesaian sengketa informasi.

      PEMBINA PPID

      Tugas pembina:

Melakukan pembinaan terhadap pengelola layanan informasi dan dokumentasi dan seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi dilingkungan pemda;

Fungsi pembina :

Pembinaan terhadap pengelola layanan informasi dan dokumentasi sesuai dengan mekanisme yang ditentukan.

      PENGARAH PPID

Tugas pengarah :

Memberikan pengarahan terhadap seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi serta menjamin ketersediaan informasi secara terintegrasi dan terkoordinasi dilingkungan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Provinsi Nusa Tenggara Barat;

Fungsi pengarah :

Pengarahan terhadap Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Provinsi Nusa Tengara Barat dalam pengelolaan layanan informasi dan dokumentasi dan seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi serta menjamin ketersediaan informasi secara terintegrasi sesuai dengan mekanisme yang ditentukan.

      ATASAN PPID

Tugas Atasan PPID yaitu :

Melakukan pembinaan dan memberikan arahan dalam hal perencanaan informasi dilingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat;

Fungsi atasan PPID yaitu :

1. Pembinaan pengelolaan dan pelayanan informasi publik dari seluruh SKPD;
2. Pemberian arahan kepada SKPD dalam pengelolaan dan pelayanan informasi dan        dokumentasi
3. Pemberian arahan kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi;
4. Perwakilan badan publik pemerintah daerah dalam sengketa informasi publik;
5. Pemberian persetujuan kepada PPID Provinsi NTB atas informasi dan dokumentasi yang dapat diakses/diberikan kepada pemohon informasi;
6. Pemberian rekomendasi kepada PPID Provinsi NTB atas hasil uji konsekuensi informasi yang dikecualikan;
7. Penerima keberatan atas penolakan dari pemohon informasi publik;
8. Pemberian tanggapan atas keberatan yang di ajukan oleh pemohon informasi dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya laporan keberatan secara tertulis; dan
9. Pemberian persetujuan atas pertimbangan PPID Provensi NTB terkait dengan setiap kebijakan yang di ambil untuk memenuhi hal setiap pemohon informasi .

      KETUA PPID

Tugas ketua PPID yaitu :

Mengkoordinasikan perencana, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi pelayanan informasi dan dokumentasi ;

Fungsi ketua PPID :

1. Pelaksanaan koordinasi perencanaan pengelolaan informasi dan dokumentasi;
2. Pelaksanaan koordinasi pengolaan informasi dan dokumentasi;
3. Pelaksanaan koordinasi pelayanan informasi dan dokumentasi;
4. Pelaksanaan koordinasi pengendalian  pengelolaan informasi dan dokumentasi.;

      SEKRETARIS PPID

Tugas sekretaris yaitu :

Mengkoordinasikan, mengkonsolidasikan program dan kegiatan yang dilakukan oleh PPID SKDP, melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan PPID;

Fungsi sekretaris yaitu :

• Pelaksanaan koordinasi penyusunan program pengelolaan informasi dan dokumentasi;
• Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas bidang-bidang;
• Pelaksanaan koordinasi dan konsolidasi dalam rangka pengumpulan informasi dan dokumentasi
• Pelaksanaan administrasi pelayanan informasi dan dokumentasi
• Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penyediaan dan pelayanan informasi publik melalui media cetak dan elektronik.
• Pelaksanaan koordinasi dalam rangka pemberian pelayanan informasi dan dokumentasi.

      BIDANG PELAYANAN DAN PENGELOLAAN INFORMASI

Tugas Bidang Pelayanan dan Pengelolaan Informasi yaitu :

Memberikan pelayanan informasi publik dan mengelola informasi sesuai dengan mekanismen internal PPID.

Fungsi Bidang Pelayanan dan Pengelolaan Informasi yaitu :

1. Menyiapkan dan membangun fasilitas layanan bidang informasi publik;
2. Menyiapkan system pelayanan dan pengelolaan informasi publik;
3. Penyedian informasi dalam rangka pelayanan informasi publik;
4. Penyempaian dan pemeliharaan informasi publik.

BIDANG PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI

Tugas Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi yaitu :

Melakukan advokasi dan mewakili institusi dalam menyelesaikan sengketa informasi.

Fungsi Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi yaitu :

1. Memfasilitasi para pihak dalam upaya mengatasi dan memecahkan permasalahan informasi publik;
2. Memotivasi para pihak dalam upaya mencari jalan terbaik menyelesaikan  permasalahan informasi publik;
3. Mewakili institusi dalam menyelesaikan sengketa informasi;
4. Penyusunan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan dalam rangka memenuhi permohonan informasi;
5. Pelaksanaan verifikasi, laporan dan rekomendasi atas pengaduan atau sengketa informasi.

BIDANG PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMENTASI INFORMASI

Tugas Bidang Pengolahan Data dan Dokumentasi Informasi yaitu :

Mengolah data yang akan disajikan sebagai informasi publik, melakukan klasifikasi jenis informasi dan mendokumentasikan informasi yang telah dikuasai.

Fungsi Bidang Pengolahan Data dan Dokumentasi Informasi Yaitu :

1. Pelaksanaan perencanaan program pengolahan Informasi;
2. Pelaksanaan perencanaan program di bidang dokumentasi informasi;
3. Pelaksanaan konsultasi klasifikasi informasi public;
4. Inventarisasi, pengklasifikasian informasi dan dokumentasi;
5. Menghimpun informasi publik dari seluruh SKPD di Lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat;
6. Penataan,  penyimpanan dan pengolahan informasi publik yang diperoleh dari seluruh SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat;
7. Pelaksanaan konsultasi informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang terbuka untuk publik.

     STAF SEKRETARIAT

     Tugas Staf Sekretariat  yaitu :

Membantu sekretariat dalam hal penghimpunan, penataan, penyampaian dan pengelolaan informasi publik.

     Fungsi Staf Sekretariat :

1. Membantu sekretariat dalam pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID SKPD;
2. Membantu sekretariat dalam menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi publik;
3. Mengelola dan mengoperasikan website dan dokumentasi baik secara off line maupun on line;
4. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi baik secara off line maupun on line;
5. Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat;
6. Melayani permintaan informasi dan dokumentasi baik secara off line maupun on line.

STRUKTUR PPID DPMPTSP PROVINSI NTB

VISI
Terwujudnya pelayanan informasi dan dokumentasi yang akuntabel dalam rangka mewujudkan keterbukaan informasi publik bagi masyarakat

MISI

1. Meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi publik menjadi lebih berkualitas;
2. Membangun dan mengembangkan sistem penyediaan dan layanan informasi publik;
3. Meningkatkan kualitas SDM pengelolaan dan pelayanan informasi publik;
4. Meningkatkan peran serta masyarakat terhadap implementasi keterbukaan informasi publik;

SK PPID DPMPTSP Provinsi NTB